時間管理

367「10年計画を立てる」


夢を叶えるために、10年計画を立てましょう。10年は長いと思うけど、夢の実現をタイムラインに置いてみると、そんなに長くは無い。置いてみると、逆にその実現のために、どういう順序で何をしていかなければならないかもわかります。

10年計画にオススメなのは、アトトック社製のiPhoneアプリ「10Years」です。これはシンプルで使いやすいです。

時折りこれを眺めて、意識付けしたり、スケジュールの見直しをしたりしています。


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364「時間通りに仕事を進める5つのコツ」


体験から習得したコツです。


1)自ら締切りを作り宣言する

仕事のマイルストンを作り、締切りを決めて、周りの人に宣言をして、自分を追い込みます。上長への報告日を決めてアポイントをとってしまうのが良いです。


2)2ヶ月分のスケジュールを常に意識する

2ヶ月分のスケジュールを常にチェックして、会議などに取られる時間、準備の時間を意識しながら、今日、今週の仕事を組み立てていけば、後になって焦ることがなくなります。


3)自分の時間もスケジュールに載せる

会議やイベント、外出だけでなく、自分の作業時間、オフィスワークの時間もスケジュールに登録します。緊急、重要でない会議などに時間が取られないようにするのです。


4)2年分の手帳を携帯する

2年分の手帳を持ち歩いて、一年前のこの時期にどんな事があったかを、これから何があるのかを確認して仕事の進め方を考えると良いです。


5)初めて触れたり読んだりしたときに取りかかる

そして何度も書いているように、初めて触れたり読んだりしたときに取りかかることです。メールは読んだらすぐに対応する。案件は読んだらすぐにまず最初の対策に取りかかる。議事録は会議が終わったらすぐに書く。

358「初めて触れたり読んだりしたときに取りかかる」

2013年は東進ハイスクールの林修さんのCM「今でしょ!」が流行っていますが、受験生だけでなく、仕事でも「今でしょ!」が重要ですね。

以前読んだ、ケリー・グリーソンの「なぜか、仕事がうまくいく人の習慣」で学んだことでした。

「初めて触れたり読んだりしたときに取りかかる。」

例えばメールは、何度も読まないように、読んだ時に必要な処理をしてしまう。会議の議事録はその日のうちに書く。

先送りしてしまうと、二重に時間を費やすだけでなく、思い出したり、調べたり、無駄な時間がかかってしまうものです。

いつやるの?今でしょ!

355 「人の脳が集中力を発揮できるのは、目覚めてから13時間以内」

東京大学の島津明人准教授によれば「人間の脳が集中力を発揮できるのは、朝目覚めてから13時間以内」だそうです。

これは株式会社ワーク・ライフバランス社長の小室淑恵さんの「3人で5人分の仕事を無理なくまわす!」に書かれていました。

今日は6時起きなので、19時つまり午後7時で集中力は切れるわけです。だからその前に仕事は終わらせて帰らないと効率が悪い。

集中力がきれると、酔っ払った状態に近くなるそうです。確かに締切前に遅くまで仕事をすると、ミスを起こして返って時間がかかったことが経験上もありました。

337「仕事放置作戦で重要度を探る」

吉越浩一郎さんの、「ムダな仕事はもう、やめよう!」に載っていた話。

「情報システム部門にはさまざまなリクエストが社内から山のように届く。」

私は情報システム部門ではなく、Webマーケティング部門ですが、状況はまったく同じです。

つまり「時間がいくらあってもたりない」

そこで、「改善要求はとりあえず放置」するのだそうです。

「本当に改善が必要な要求は何度もリクエストくる」ので、そうしたら初めて取り組むのです。

これは的をえているように思いました。

仕事が溜まって身動きがとれなくなったとき、懸案のファイルやメールを一旦すべて捨ててしまいました。すると、仕事は見かけ上無くなるので、気持ちがまず楽になりました。

そして、捨てたものは拾わずに待っていると本当に必要な仕事だけが再度リクエストされるのです。逆に言えばリクエストが来ない仕事は、最初から重要な仕事ではなかったというわけです。

この技は常用すると、クレームになりますが、困った時にはあたふた対応を続けるよりも効果的です。


●参考文献
ムダな仕事はもう、やめよう!/吉越浩一郎

333「考える作業と手を動かす作業をわける」

仕事を「考える作業」と「手を動かす作業」に分けてみます。

そして「考える作業」は片っ端からすぐに手をつけます。「手を動かす作業」は後回しにします。

考える作業は頭を使わなければならないので、どうしても後回しにしがちです。手を動かす作業はさほど頭を使わなくてもいいので、気軽にスタートできます。

手を動かす作業は適度な疲労感と共に仕事をしたという満足感も与えるので、すぐに始められるのです。

頭を使うのは苦痛です。だからなかなかやる気になれません。しかしながらホワイトカラーの仕事は手を動かす作業よりも考える作業が重要です。

考える作業と手を動かす作業をわけて、考える作業から始めることが成果につながるのです。

332「明るいうちに帰ろう」

332「明るいうちに帰ろう」

せめて週に一度ぐらいは明るいうちに帰ろう。早く帰って楽しもう。

欧州は夏時間もあるのでなかなか暗くなりません。早く帰ってプールに入ったりゴルフをしたりして、自分たちの時間をエンジョイするそうです。夏時間のない日本では、5時、6時にサッサと帰ってしまいましょう。

「毎週○曜日は6時で帰ります」と宣言しましょう。そしてその日は朝から集中してバリバリ仕事をして成果を出してアピールするのです。

そうして自分の仕事のやり方を見直してみましょう。

330「脳のゴールデンタイムの朝を活かす」

脳は睡眠中に外からの情報を遮断して無意識の領域で情報の整理を行っているのだそうです。

だから朝は物事を考えるのにもっとも適した時間帯。

ルーチンワークやメールチェックなどに費やしてしまったらもったいない。ロジカルな思考を必要とする仕事に使うべきです。

●参考記事
318「早寝早起き朝ご飯」
094「早朝出社でサクサク仕事」
175「朝一番にメールのチェックはしない」
257「脳のために十分睡眠をとる」


●参考文献
脳を活かす勉強法/茂木健一郎
ムダな仕事は もう、やめよう/吉越浩一郎
自分をグローバル化する仕事術/天野雅晴

329「予定の半分の時間で片付ける工夫をする」

エリヤフ・ゴールドラット氏の「クリティカルチェーン」では見積もり時間を一律に半分にしてスケジュールを組み直してもプロジェクトは進められるとかかれています。残した半分の時間のさらに半分を共通バッファとして時間管理すればスケジュール管理も見える化できるのだそうです。

星野リゾートの星野さんは「5分でプレゼン」するように言われて、ムダを削ぎ落とした結果、印象的なプレゼンができたといいます。

時間を短くしよう考えることで、新たな思考や発想が出てくる」そうです。

工場の効率化はさまざまな活動で実現できていますが、ホワイトカラーの業務効率化は進んでいません。各人がパソコンを使うようになってますます各人の業務は見えなくなっているように思います。

各人が「予定の半分の時間で片付ける工夫をする」ように時間効率を意識して業務遂行することが、ホワイトカラーの業務効率化の第一歩ではないかと思います。

318「早寝早起き朝ご飯」

昔からそもそも人間は早寝早起きだったそうです。

身体のリズムが早寝早起きになっているのです。

ホルモンバランスが朝は活動に、夜は休息するようになるのだそうです。

だから、早寝早起き朝ご飯。

早朝のブレックファーストミーティングが流行りだそうです。私の知人も朝プロジェクトと称して早朝のイベントを実施しています。

朝の時間は邪魔が入らないので仕事も効率的にできますね。

脳の活動も午前中がゴールデンタイムなので早起きしてエネルギー源の朝ご飯を食べればフル回転するそうです。

●参考記事
094「早朝出社でサクサク仕事」
257「脳のために十分睡眠をとる」

●参考文献
自分をグローバル化する仕事術/天野雅晴
脳を活かす勉強法/茂木健一郎

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