メール

335「メールのCCは使わない」

メールはとても便利なツールです。ホワイトカラーのビジネスマンにとってはメールが無い状況は考えられないでしょう。

メールが無い時代、連絡をとること、報告をすること、情報を共有することは一大イベントでした。

メールがパソコンに入ったとき、あまりの便利さに感動したものです。

メールが当たり前になった今、その弊害も顕著になってきました。

なんと毎日毎日処理するメールが多いことか。

ちょっと休むと受信箱が未読メールで溢れています。みんな机にかじりついてひたすらパソコンのキーを叩いています。

会議室にノートパソコンを持ち込んで会議に出ているつもりでメールの処理をしています。

電話や口頭でやればすぐ済む話を行ったり来たり何度もメールのやりとりをしています。

書き言葉で「どういうことですか」と単刀直入にやられると、切り返されてトラブルになります。口頭ならば顔色を見てやんわりと話せるのに。

書き言葉の方が頭を使うので理解するのに時間がかかります。長い長いメールを書く人がいますが、じっくり読む労力はなかなか取れないのですよ。

そして何でもかんでもCCする人。CCなんて「おまけ」「ついで」なんですから、CCで送ったのに読んでないんですかは失礼ですよ。

だから「メールのCCは使わない」ことです。必要ならばTOで送ることです。

307「できるメール分類の技」

緊急、重要なメールとメールマガジンやメーリングリストのような参照メールを分類するために、フィルタ機能やメールルール機能などで、自動振り分けします。

参照メールはフォルダを作って、そちらへ自動振り分けするようにルール設定します。

1)メーリングリスト:「ML」フォルダ

2)メールニュース、メールマガジン:「News」フォルダ

3)例えば日報:「日報」フォルダ

4)ccのメール:「CC」フォルダ

このように分類しておけば、緊急、重要なメールが受信箱に残るので、これを片っ端から処理していけば良いわけです。

分類した参照メールは時間があるときにまとめて読むかタイトルだけで判断します。

このやり方でメールを処理する時間を短くできました。

298「仕事のメールは短くわかりやすく」

仕事のメールは要件をきっちりとわかりやすく伝えるのが肝心です。昨今のように何でもメールで済ますようになると忙しい人にはますますメールが集中してしまいます。だからこそ仕事のメールは短くわかりやすくしたいものです。

1)タイトルは具体的に

メールの件名は内容や目的がわかるように書く」で書いたようにメールの件名はタイトルだけで要件がわかるように書きます。

2)むやみにccしない

何でもccを付けて関係者を巻き込んだようにしている人がいます。上司や部門長をccに入れて「虎の威を借る」人がいます。多忙な人にはccは迷惑になります。きちんと個別に報告すべきです。ccをしているから知っているだろうと考えるのも身勝手なのです。

3)挨拶文は必要最低限で

挨拶文は不要という人もいます。世話をしていないのに「お世話になっています」はウソっぽい。でも潤滑剤でもあります。「メールでは、まず呼びかける」で書いたように、シンプルに呼びかけるのが良いのではないでしょうか。

4)結論から書く

議事録もそうですが、まずは端的に結論から書きましょう。何の要件なのか、何を依頼するのか、なんと答えるのか。

5)要点を箇条書きする

結論を書いてから伝えるべき内容を短く箇条書きでわかりやすく書きます。だらだらと長いメールを書いて、仕事をした、報告をしたと勘違いしている人が時々います。そういう人に限ってメールが原因でトラブルを起こすものです。

●参考記事
031「メールの件名は内容や目的がわかるように書く」
111「メールでは、まず呼びかける」

251「重要な案件はメールだけでなく、電話などあらゆる手段で確認する」

メールの時代になったとはいえ、メールだけで事足りると勘違いしてはいけません。

メールは文字による意思疎通ですから人間に対して高度な読解力を要求しています。したがって誤解も産みやすいのです。

さらにメーリングリストやカーボンコピー(CC)機能のおかげで日々大量のメールの処理を人々に課しています。

誰もがすべてのメールを処理できるわけではありません。ですから「重要な案件はメールだけでなく、電話などあらゆる手段で確認する」ことが重要です。

さらに電話や口頭でした方が早い案件もあります。メールする前にどの手段が効率的か考えてみると良いです。

●参考記事
242「とにかく本人に会え」

242「とにかく本人に会え」

242「とにかく本人に会え」

メールがビジネスコミュニケーションの中心的位置を占めるようになって、メールだけで済ましてしまおうという傾向になりがちです。電話すら使わなくなってきてオフィスも電話のベルよりもキーボードをたたく音が響いています。

たしかにメールの効率性は高いです。しかし反面、コミュニケーション力は乏しいのです。

メールのやりとりで感情的になってトラブルになったことは何度も経験しています。

メールでの印象が、会って話してみるとまったく違うこともありました。

自分のメールもまったく違う解釈をされていたことがありました。

 

電話やメールだけでは通じないものがあることを知った。わざわざ足を運ぶことが、相手の心を開かせるのである。

ネットでつながる時代なっても、時間や費用がかかっても、フェイス トゥ フェイスのコミュニケーションに勝るものはないのです。

●思考停止企業/ジャストシステムエンタープライズソリューション協議会



234「メールの添付ファイルを保存する時にメール本文もテキストファイルで保存する」

メールに添付されたファイルを保存する時はまず添付ファイルのファイル名を添付されたままではなく、046「検索のためにパソコンのファイル名を工夫する」で示したようにルールに従ったものに変えて保存します。

そしてメールの本文も同じファイル名で保存します。私は本文をコピーしてテキストエディタの秀丸の新規ファイルに貼り付けて、保存していますPhoto

こうしておけば添付ファイルが何のためのファイルだったのかが同じファイル名のテキストファイルを検索して読めば判るというしかけです。

●参考記事
046「検索のためにパソコンのファイル名を工夫する」
098「テキストエディタはメモ帳ではなく秀丸を使おう」

213「今すぐ処理できないメールは未読にして読み飛ばす」

213「今すぐ処理できないメールは未読にして読み飛ばす」

夏休み開けにメールが山のように溜まってしまいました。

効率的なメール処理の原則は、「読んだらすぐ処理する」ということです。

返事が必要なら後回しにせず、すぐ答えます。

人に頼むことなら、すぐに頼みます。

作業をしなければならないメールは読み飛ばさずにすぐに作業してしまいます。

それが効率的なメール処理の基本です。

しかしながらなかなかそういかないものです。そんな時はせめてタイトルを読んで後回しになりそうなメールは開いて読むことはせずに未読のままにしましょう。読んで作業ができないとまた後でそのメールを読むことになり、時間が無駄になります。

今すぐ処理できないメールは未読にして読み飛ばすのが良いです。

135「依頼メールにはすぐ返事を書く」

依頼をするのにメールが多用されるようになりました。

お願いした時は返事が待ち遠しいものです。

一方、毎日のメールの処理にてんてこまいなので、特に課題の多い依頼メールは一読したらペンディング用のフォルダに移動して、後回しにしがちでした。

今のメールシステムでは普通は届いたかどうかがわかりません。依頼メールを出した人の気持ちを考えるとせめて届いたことだけでも伝えるべきですよね。

そこで返事を求めているメールには読んだら即答するようにしました。どうしても即答できない課題の多い依頼メールには、届いて読んだけど回答は○日まで待ってくれと返事をすることにしました。

「依頼メールにはすぐ返事を書く」

ライフハックや仕事術の本でもよく指摘されています。

111「メールでは、まず呼びかける」

このライフハックはメールの書き方のヒントです。

ビジネスのメールは日常の連絡・情報共有ツールですから手紙とは違って時節の挨拶や前置きはせず、要件を端的に伝えるべきだと思っています。

ところが私のメールはあまりに素っ気ないと言われました。一方的な表現では誤解も招くようです。

ちょっとした工夫で改善されます。それは、「メールではまず最初に呼びかけなさい」ということです。

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鞍掛です。

下記の件ですが〜
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と書き出すよりも、

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山田さん、こんにちは。鞍掛です。

下記の件ですが〜
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この方が受け取った人にとっても気持ちが開くというのです。

「呼びかけ」で書き始めると不思議と受け取る相手を意識しながら書くようになります。それが「呼びかけ」から始める効能でしょう。

●参考記事
030「メールは1通につき1案件だけにする」
031「メールの件名は内容や目的がわかるように書く」

033「ややこしい話はメールでしない」

ややこしい案件はメールを避けるのが肝心です。話し言葉ならば言葉を発する時の声の調子や顔の表情、身振り手振りで言葉に乗せた思いやニュアンスが伝わりますが、書き文字ではそうはいきません。

書き文字は読んで理解しなければならないので誤解をおこしやすいです。特にながながとメールを書く人は読む方が疲れて言葉の意図がかえって伝わらなくなります。

だからややこしい案件は面倒でもメールを避けて、フェイストゥフェイスで会って話すか、電話でするのが良いです。

また誤解で感情的になったメールにもカッとなってメールで返事を返すと必ず炎上します。これも電話やフェイストゥフェイスで解決するのが一番です。