会議

370「良いプレゼンのための5つのポイント」

情報共有をしたり、決裁を取ったり、社内向けにスライドを使ってプレゼンテーションする機会は増えました。しかしながら、わかりやすい、良いスライドを作れる人は少ないです。次の5つのポイントに気をつけると、良いプレゼンテーションができます。

1)何のためにやるのか、何を訴えるのかをはっきりさせる

プレゼンテーションの目的を明確にすることが重要です。何のためにやるのか?何を期待するのか?目的を明確にしないと、余計なスライドがあったり、焦点が絞り切れなくなったりします。目的を明確に言葉にして、その目的を達成するために、どうしたら分かりやすく伝わるのかを練る必要があります。

2)プレゼンテーションの対象者に合わせて内容・言葉遣いを精査する

ある程度既に情報共有している仲間にプレゼンテーションをする場合とマネジャーに発表する場合では内容は変わります。相手の事前の認知度、理解度に合わせて、内容、言葉遣いに気を配らなければなりません。どの点をどこまで情報共有すべきなのか?忙しいマネジャー達にダラダラと詳細に渡って説明すべきかどうか?対象者にどうなって欲しいのかをはっきりさせて、発表の内容を精査しなければなりません。仲間うちでは当然のことと理解していることも、初めて聞く人には分かりにくいことがよくあります。特にカタカナ表現には気をつけたほうが良いです。

3)スライドを作る前にシナリオを作る

スライドから作り始めると、どうしても脈絡のないスライドが並んだり、論点が曖昧になったり、話が見えにくくなりがちです。まずは目的と対象者を意識して、発表シナリオを書き出すことから始めると良いでしょう。シナリオは一言一句書き出すのではなく、発表の流れのキーワードとあらすじを書き出せば良いのです。シナリオの段階で推敲して、分りやすくなったらスライドを作っていきます。

4)スライドはできるだけシンプルに無駄をそぎ落とす

スライドに文字をたくさん入れると、聞いている人たちは話を聞くよりもスライドを読むほうに意識を向けてしまいます。文字を少なくするといっても、訴えたい点、重要なポイントは外してはいけません。何がポイントで何がキーワードなのかをきちんと精査して予め用意したシナリオに合わせてスライドを作ります。アニメーションを多用する人がいますが、社内向けのプレゼンテーションではアニメーション極力避けた方が良いのです。アニメーションの設定は楽しいのでついつい無駄に時間を使ってしまいます。

5)本番前に上司や同僚とレビューをする

シナリオができ、スライドができたら本番前に上司や同僚などに見てもらうと良いです。冷静な視点で見てもらうと、思ってもいなかったアドバイスをもらえます。目的が達成できているのか、文言が対象者にマッチしているのか、シナリオがわかりやすいかをチェックしてもらいましょう。

369「説得のための3つのポイント」


1)相手の言い分を良く聞く

人を説得するときに最初から、自分の意見を一方的に発言するのはうまくいきません。

まずは相手の言い分を聞くことです。相手に発言させて、なんとか相手のこだわりを導き出します。反論せずに質問をして、発言の真意を探ります。


2)事前準備をしっかりおこなう

相手の言い分を聞いた上で、自分の主張を相手に合わせて話し、納得感をもって同意してもらうように仕向けます。

そのためには事前準備が欠かせません。

できるだけ論理的に説得するために、必要なデータ、数字を事前に用意しておくことです。

会話の進め方をシミュレーションしておき、問答集まで用意できれば良いです。


3)いくつかの落としどころを用意しておく

譲歩できる点とできない点をあらかじめ明確にしておき、いくつかの決着点を想定しておくことです。


余裕があれば話しはうまく進みます。余裕がないと言葉尻に反発して感情的な会話になってしまいます。先に切れた方が負けです。

さて、これを自分に言い聞かせて、説得の会議に出陣だ。

368「効果的な会議をするためにやるべき5つの事」


1)目的を明確にする事

会議の目的をはっきりさせる事は何よりも重要です。何のために、何を決めるのか、誰を参加させるのか、それがあいまいになっていると、時間の浪費になりがちです。そしてその目的を参加者全員が認識している事。では、あなたの今週の会議、ひとつひとつ目的は明確になっていますか?

2)アジェンダをつくり、事前共有しておく事

アジェンダとは、会議における検討課題、議題、議事日程です。目的を明確にしたら、会議のアジェンダも主催者は明確に決めて、事前に参加者と共有しなければなりません。参加者はアジェンダに従って準備をする事、必要に応じて資料を用意して事前に共有しておく事です。

3)PCの持ち込みは禁止にする事

最近の会議では資料の閲覧やメモのために個人のPCやタブレット、スマホを持ち込んで、議論中に覗いている人が多いです。そして会議には関係ないメールを読んだり、内職をする誘惑に負けてしまいます。会議に集中するためには、それらの持ち込みは禁止にすべきだと思います。

4)議事録は即日共有する事

忘れないうちに、熱いうちに議事録を共有して、相互チェックし、会議の目的を再認識しましょう。議事録は後になればなるだけ、思い出しながら書くので、時間がかかり、忘れてしまうので言った言わないの非生産的なメールが飛び交うようになります。

5)書記を決める事

PCの持ち込みを禁止し、議事録を即日共有するには、あらかじめ書記を決めておくことです。書記はなるべく会議にメインで参加する人ではない人にする事です。メインの人は議論に集中。書記は新人などをオブザーバー参加させて任命すると良いです。書記とは事前に会議の目的を共有し、アジェンダをつくらせて、会議案内をさせます。書記はPCの持ち込みを可とし、即日議事録を共有します。

これだけするだけで、会議の時間が短縮できますよ。でもこれすらできないのはなぜでしょう?

363「部下の一人ひとりと面談形式で定例会をする」


部下の仕事の進捗状況を把握するには、全員を集めた定例会よりも、時間はかかりますが、部下一人ひとりと面談形式で一対一で定例会をすると良いです。

一対一ならばじっくり追求ができますし、皆の前では話せない話もできます。

私はやり方に工夫をしました。


1)対面ではなく90度の位置に座る

対面では、いかにも面談といった風になって圧迫感があるので、机の角に90度で座ります。


2)紙に書きながら話をする

二人の間に白い紙を置いて、メモをしながら話をします。話が終わったらそのメモは、そのまま部下に渡します。


3)カウンセリングする

報告を受けるのではなく、カウンセリングをするように話を聞くことです。これはなかなか自分は出来ていないのですが、話したい気持ちを堪えて、きちんと話を聞くことです。聞いた上でよいアドバイスをする事です。

362「自信を持って報告・提案する」

報告や提案をする時には、自分の意見に自信を持っていなければなりません。自信を持って、ぶれる事なく、自信に満ちた声で発表しなければなりません。

そのためには事前準備が大切です。発表するためのスライドや資料が的を得ているのか、報告する相手を考えてしっかりとつくります。

資料ができたら事前に上司や仲間を前に発表のリハーサルをしてダメだしをしてもらうのが良いです。自分の意見や思いがうまく伝わるかどうかがわかります。一回だけでなく、何回かやれば、スライドや資料が研ぎ澄まされていきます。その時間を考慮して早め早めに準備することが肝要です。

もう一つは、報告や提案する会議に参加するキーマンに事前根回しをすることです。出来るだけ力があって自分の意見の側に立つ人に、あらかじめ資料を見せ、自分の意見に賛同してもらうこととアドバイスをもらっておくことです。そうすれば、会議で反論するひとがいた場合に助け舟をだしてもらえて、自分の意見がぶれる事がなくなります。

まとめ
1)事前準備をしっかり
2)リハーサルをする
3)事前根回しをする

357「プレゼンテーション資料(スライド)の作り方」

スライドでの提案や報告が増えましたが、成果につながる資料には、ちょっとしたワザと、十分な準備が必要です。いくつかのビジネス本から見つけたポイントを列挙します。

 

1) KISS:Keep It Short and Simple.

主張したいことを明確にして、だらだらと説明するのではなく、シンプルに必要な項目に絞りに絞ることが理解を得てもらうためには必要ですね。1枚のスライドには、1つの要件だけを書くようすると良いようです。

2) まずシナリオを書いてからスライドを作る

スライドから作り始めると、言うことをだらだらとスライドに書いてしまい、見にくいスライドになってしまいます。また、ストーリーが作れず、訴求力の欠けるスライドになってしまいます。先に読むシナリオを書き、それを推敲してから、そのシナリオに合わせて文字を最低限にしぼったスライドを作ると良いです。

3) スライドは要点に絞り、言葉で説明する。アニメーションは多用しない

本番の前に、リハーサルをして、チェックをしてもらうと良いです。どうしても自分だけでは思い入れが強くなり、長く、複雑になりがちだからです。また、アニメーションはここぞというところでアクセントとして使うべきで、多用すると返って、見る人の気が散ってしまいます。

4) プレゼンテーションは、起承転結で作る

起:データを見せる → 承:全体像を示す → 転:事例を出す → 結:まとめる

小室淑恵さんの即効プレゼン術の掲載されていました。まずデータで背景を説明してから、全体像を示し、具体的な事例で拡げて、最後に要点をまとめるという順番です。

5) 文字と空白が7:3、行間をあける。24ポイント以上のフォントサイズ

プロジェクターで出す場合には、見やすさを重視しなければなりません。

6) フォントを揃える。色合いを揃える。オブジェクトは中央揃えをする

最低でも、こうした点に注意することで、ぐっと見やすいスライドになります。

339「会議を効果的に行うために」

会議を効果的に行いましょう。

1)アジェンダ、資料を用意して、事前に配布(メールで可)しましょう。

2)会議のスタート時に、「会議の目的と期待する成果」「書記」を確認しましょう。

3)会議が終わる時に、決定した「アクションプラン」を確認しましょう。

司会者は終了時間を意識して会議を進行してください。

331「会議の最後に決定事項とアクションプランを確認する」

先週アメリカのスタッフが来日して、会議をしました。

英語で会議をすると回りくどい言い方ができないので曖昧にならなくて良いですね。

感心したのは会議の終わりにアメリカ人から決まったことの確認アクションプラン(行動計画)の決定を促されたことです。

日本の会議では決定項目の確認や決定に基づいたアクションプランが各自に暗黙のうちに任されていて曖昧なまま会議が終わることがよくあります。

会議の最後に決定事項とアクションプランを確認することを習慣づけたいと思いました。

●参考文献
会議の技法/吉田新一郎

326「会議の目的は、誰がいつまでに何をするのかを決めること」

229「会議は目的が達成できたかどうかがすべて」でも書いたように会議では目的を明確にしておかなければなりません。

吉越浩一郎さんは「ムダな仕事はもう、やめよう」で結論が先送りになる会議、即断即決できない会議はそもそも会議で何を決めたらいいのかがわかっていないからだと書いています。

考えてみると会議の開始時に会議の目的を確認してから開始することはほとんどありません。暗黙の了解になっている場合もあります。何の会議なのか理解できない会議もあります。だらだらと報告が続く退屈な会議もあります。パワーポイントのおかげでスライドばかり見せられてそれで終わる会議もあります。

顔を突き合わせるだけで何も決定しない会議は、仕事のブレーキになるだけだ。

まったく同感です。では会議の目的とは何か。「誰が、いつまでに、何をするのか」を決めることだということです。会議が空転していると感じたら、この原則に立ち戻って、会議の目的を改めて確認すると良いですね。

また293「会議案内の書き方」に書いたように、会議案内で目的を明示しておくことも良いでしょう。これが書けない会議はやる価値を考え直すべきです。

●参考記事
229「会議は目的が達成できたかどうかがすべて」
293「会議案内の書き方」

●参考文献
ムダな仕事は もう、やめよう/吉越浩一郎

320「議事録はその日のうちに書く」

会議の議事録は会議のあった日に書くべきです。

何事も、即断即決が効率的な仕事の進め方にはキーとなりますが、とりわけ議事録のような旬なものは即日処理が肝心です。

後回しにすると、まず書くべき内容を忘れてしまいます。思いだしながら書くことになり時間が余計にかかります。

会議で決めたアクションプランが徹底できません。

参加者による議事録内容の確認が曖昧になります。

議事録は会議のあったその日のうちに書くことです。

●参考記事
003「初めて読んだり触れたりしたときにすぐに処理する」
174「時間管理のコツは即断即決」

●参考文献
自分をグローバル化する仕事術/天野雅晴

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