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370「良いプレゼンのための5つのポイント」

情報共有をしたり、決裁を取ったり、社内向けにスライドを使ってプレゼンテーションする機会は増えました。しかしながら、わかりやすい、良いスライドを作れる人は少ないです。次の5つのポイントに気をつけると、良いプレゼンテーションができます。

1)何のためにやるのか、何を訴えるのかをはっきりさせる

プレゼンテーションの目的を明確にすることが重要です。何のためにやるのか?何を期待するのか?目的を明確にしないと、余計なスライドがあったり、焦点が絞り切れなくなったりします。目的を明確に言葉にして、その目的を達成するために、どうしたら分かりやすく伝わるのかを練る必要があります。

2)プレゼンテーションの対象者に合わせて内容・言葉遣いを精査する

ある程度既に情報共有している仲間にプレゼンテーションをする場合とマネジャーに発表する場合では内容は変わります。相手の事前の認知度、理解度に合わせて、内容、言葉遣いに気を配らなければなりません。どの点をどこまで情報共有すべきなのか?忙しいマネジャー達にダラダラと詳細に渡って説明すべきかどうか?対象者にどうなって欲しいのかをはっきりさせて、発表の内容を精査しなければなりません。仲間うちでは当然のことと理解していることも、初めて聞く人には分かりにくいことがよくあります。特にカタカナ表現には気をつけたほうが良いです。

3)スライドを作る前にシナリオを作る

スライドから作り始めると、どうしても脈絡のないスライドが並んだり、論点が曖昧になったり、話が見えにくくなりがちです。まずは目的と対象者を意識して、発表シナリオを書き出すことから始めると良いでしょう。シナリオは一言一句書き出すのではなく、発表の流れのキーワードとあらすじを書き出せば良いのです。シナリオの段階で推敲して、分りやすくなったらスライドを作っていきます。

4)スライドはできるだけシンプルに無駄をそぎ落とす

スライドに文字をたくさん入れると、聞いている人たちは話を聞くよりもスライドを読むほうに意識を向けてしまいます。文字を少なくするといっても、訴えたい点、重要なポイントは外してはいけません。何がポイントで何がキーワードなのかをきちんと精査して予め用意したシナリオに合わせてスライドを作ります。アニメーションを多用する人がいますが、社内向けのプレゼンテーションではアニメーション極力避けた方が良いのです。アニメーションの設定は楽しいのでついつい無駄に時間を使ってしまいます。

5)本番前に上司や同僚とレビューをする

シナリオができ、スライドができたら本番前に上司や同僚などに見てもらうと良いです。冷静な視点で見てもらうと、思ってもいなかったアドバイスをもらえます。目的が達成できているのか、文言が対象者にマッチしているのか、シナリオがわかりやすいかをチェックしてもらいましょう。

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