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368「効果的な会議をするためにやるべき5つの事」


1)目的を明確にする事

会議の目的をはっきりさせる事は何よりも重要です。何のために、何を決めるのか、誰を参加させるのか、それがあいまいになっていると、時間の浪費になりがちです。そしてその目的を参加者全員が認識している事。では、あなたの今週の会議、ひとつひとつ目的は明確になっていますか?

2)アジェンダをつくり、事前共有しておく事

アジェンダとは、会議における検討課題、議題、議事日程です。目的を明確にしたら、会議のアジェンダも主催者は明確に決めて、事前に参加者と共有しなければなりません。参加者はアジェンダに従って準備をする事、必要に応じて資料を用意して事前に共有しておく事です。

3)PCの持ち込みは禁止にする事

最近の会議では資料の閲覧やメモのために個人のPCやタブレット、スマホを持ち込んで、議論中に覗いている人が多いです。そして会議には関係ないメールを読んだり、内職をする誘惑に負けてしまいます。会議に集中するためには、それらの持ち込みは禁止にすべきだと思います。

4)議事録は即日共有する事

忘れないうちに、熱いうちに議事録を共有して、相互チェックし、会議の目的を再認識しましょう。議事録は後になればなるだけ、思い出しながら書くので、時間がかかり、忘れてしまうので言った言わないの非生産的なメールが飛び交うようになります。

5)書記を決める事

PCの持ち込みを禁止し、議事録を即日共有するには、あらかじめ書記を決めておくことです。書記はなるべく会議にメインで参加する人ではない人にする事です。メインの人は議論に集中。書記は新人などをオブザーバー参加させて任命すると良いです。書記とは事前に会議の目的を共有し、アジェンダをつくらせて、会議案内をさせます。書記はPCの持ち込みを可とし、即日議事録を共有します。

これだけするだけで、会議の時間が短縮できますよ。でもこれすらできないのはなぜでしょう?

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