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2013年7月の記事

364「時間通りに仕事を進める5つのコツ」


体験から習得したコツです。


1)自ら締切りを作り宣言する

仕事のマイルストンを作り、締切りを決めて、周りの人に宣言をして、自分を追い込みます。上長への報告日を決めてアポイントをとってしまうのが良いです。


2)2ヶ月分のスケジュールを常に意識する

2ヶ月分のスケジュールを常にチェックして、会議などに取られる時間、準備の時間を意識しながら、今日、今週の仕事を組み立てていけば、後になって焦ることがなくなります。


3)自分の時間もスケジュールに載せる

会議やイベント、外出だけでなく、自分の作業時間、オフィスワークの時間もスケジュールに登録します。緊急、重要でない会議などに時間が取られないようにするのです。


4)2年分の手帳を携帯する

2年分の手帳を持ち歩いて、一年前のこの時期にどんな事があったかを、これから何があるのかを確認して仕事の進め方を考えると良いです。


5)初めて触れたり読んだりしたときに取りかかる

そして何度も書いているように、初めて触れたり読んだりしたときに取りかかることです。メールは読んだらすぐに対応する。案件は読んだらすぐにまず最初の対策に取りかかる。議事録は会議が終わったらすぐに書く。

363「部下の一人ひとりと面談形式で定例会をする」


部下の仕事の進捗状況を把握するには、全員を集めた定例会よりも、時間はかかりますが、部下一人ひとりと面談形式で一対一で定例会をすると良いです。

一対一ならばじっくり追求ができますし、皆の前では話せない話もできます。

私はやり方に工夫をしました。


1)対面ではなく90度の位置に座る

対面では、いかにも面談といった風になって圧迫感があるので、机の角に90度で座ります。


2)紙に書きながら話をする

二人の間に白い紙を置いて、メモをしながら話をします。話が終わったらそのメモは、そのまま部下に渡します。


3)カウンセリングする

報告を受けるのではなく、カウンセリングをするように話を聞くことです。これはなかなか自分は出来ていないのですが、話したい気持ちを堪えて、きちんと話を聞くことです。聞いた上でよいアドバイスをする事です。

362「自信を持って報告・提案する」

報告や提案をする時には、自分の意見に自信を持っていなければなりません。自信を持って、ぶれる事なく、自信に満ちた声で発表しなければなりません。

そのためには事前準備が大切です。発表するためのスライドや資料が的を得ているのか、報告する相手を考えてしっかりとつくります。

資料ができたら事前に上司や仲間を前に発表のリハーサルをしてダメだしをしてもらうのが良いです。自分の意見や思いがうまく伝わるかどうかがわかります。一回だけでなく、何回かやれば、スライドや資料が研ぎ澄まされていきます。その時間を考慮して早め早めに準備することが肝要です。

もう一つは、報告や提案する会議に参加するキーマンに事前根回しをすることです。出来るだけ力があって自分の意見の側に立つ人に、あらかじめ資料を見せ、自分の意見に賛同してもらうこととアドバイスをもらっておくことです。そうすれば、会議で反論するひとがいた場合に助け舟をだしてもらえて、自分の意見がぶれる事がなくなります。

まとめ
1)事前準備をしっかり
2)リハーサルをする
3)事前根回しをする

361「考えをまとめるのにはマインドマップが便利」

マインドマップは、脳の記憶の構造に似ているのだそうです。なので考えをまとめるのには最適だと思います。

マインドマップのやり方は元祖トニー・ブザンさんの様々な著作をみてください。このブログにも私のマインドマップのやり方を掲載しています。

基本はシンプルなので、あとは自分なりに工夫すれば良いです。手描きならば、落書き感覚で色もイラストも好きに描くと良いです。楽しく描くと後で思い出しやすい。

どうも人のマインドマップはわかりにくいのです。考えをまとめたら、人に説明する時はマインドマップをそのまま使うのではなく、一般的なフォーマットにした方が良いと思います。

アプリもいろいろあります。スマートフォンやタブレット用もありますね。わたしが使っているのはWindows版のXMind です。シンプルで良いのです。

●XMind
http://jp.xmind.net/

360「お昼休みは散歩しよう」

オフィスワーカーの皆さん、お昼休みはどうしていますか?

私の回りには、昼休みもパソコンにかじりついて、ネットしている人がけっこういます。

天気のいいお昼休みには、ちょっと外へ出て、散歩でもしましょう。


意外と会社の周りを歩いてみると、いろいろな発見もあるもので、楽しいです。体も頭もリフレッシュ。歩数計の数字もゲット。

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359 「通勤電車では思索しよう」


三上(さんじょう)」というのがあります。「馬上」、「枕上(ちんじょう)」、「厠上(しじょう)」、これら3つを合わせて三上。宋の欧陽脩が言った言葉だそうです。思索したり、アイデアを練ったりするのはこの三上が良いと。

現代の馬上は、通勤電車に乗っている時。新聞、雑誌、本を読んだり、スマホでFacebookやブログを読んだり、ぐったり寝ていたり、人それぞれに時間を費やしていますが、揺れる車内はあまり、目に良くないし、考え事をする時間にしましょう。

小さなメモ帳とペンがあると良いです。考えた事をメモします。

悩み事をじっくり考えると、整理できて、思わぬ解決案も出てきますよ。

会社では雑音や雑務が多くて、じっくり思索する時間が取れない私は、貴重な通勤電車の時間を考える時間にする事にしています。とはいえけっこう、Facebookみたり、寝ちゃつたりしているのですが。

358「初めて触れたり読んだりしたときに取りかかる」

2013年は東進ハイスクールの林修さんのCM「今でしょ!」が流行っていますが、受験生だけでなく、仕事でも「今でしょ!」が重要ですね。

以前読んだ、ケリー・グリーソンの「なぜか、仕事がうまくいく人の習慣」で学んだことでした。

「初めて触れたり読んだりしたときに取りかかる。」

例えばメールは、何度も読まないように、読んだ時に必要な処理をしてしまう。会議の議事録はその日のうちに書く。

先送りしてしまうと、二重に時間を費やすだけでなく、思い出したり、調べたり、無駄な時間がかかってしまうものです。

いつやるの?今でしょ!

再開宣言

しばらく休んでいましたが、再開します。スタイルを変えようと考えあぐんでいましたが、なかなか手がつかないので、今まで通りのスタイルでネタをためていくことにします。

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