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162「重要な会議では書記専任者を参加させ発言を記録する」

役立つ会議のライフハックです。

意思決定をするような重要な会議では、会議のすべての発言を記録すると良いです。

会議の役割は意思決定やアクションプラン策定にありますが、決まった意思やアクションプランが、どういう議論を誰の発言で行い、どのようにして結論に至っていく過程を共有することも重要な役割のひとつです。

普通の議事録では要点をまとめて決定事項やアクションプランを端的に書くことが重視されます。だらだらした議事録は作っても読まれず役にたちません。

しかし重要な意思決定会議では、議事録とは別に発言記録を残しておくと後でけっこう重宝します。

参加できなかった人たちにとっても、またよくあることですが、なぜそう決まったのかを忘れてしまった場合にも、この発言記録は会議の流れを確認できて、結論に至った理由を認識できます。

発言記録を取っていると議論に参加できなくなりますし、発言していると自分の発言記録がおろそかになります。ですから、発言記録には会議の背景をある程度理解している人を専任の発言記録者として参加させて記録させるのが良いです。

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