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370「良いプレゼンのための5つのポイント」

情報共有をしたり、決裁を取ったり、社内向けにスライドを使ってプレゼンテーションする機会は増えました。しかしながら、わかりやすい、良いスライドを作れる人は少ないです。次の5つのポイントに気をつけると、良いプレゼンテーションができます。

1)何のためにやるのか、何を訴えるのかをはっきりさせる

プレゼンテーションの目的を明確にすることが重要です。何のためにやるのか?何を期待するのか?目的を明確にしないと、余計なスライドがあったり、焦点が絞り切れなくなったりします。目的を明確に言葉にして、その目的を達成するために、どうしたら分かりやすく伝わるのかを練る必要があります。

2)プレゼンテーションの対象者に合わせて内容・言葉遣いを精査する

ある程度既に情報共有している仲間にプレゼンテーションをする場合とマネジャーに発表する場合では内容は変わります。相手の事前の認知度、理解度に合わせて、内容、言葉遣いに気を配らなければなりません。どの点をどこまで情報共有すべきなのか?忙しいマネジャー達にダラダラと詳細に渡って説明すべきかどうか?対象者にどうなって欲しいのかをはっきりさせて、発表の内容を精査しなければなりません。仲間うちでは当然のことと理解していることも、初めて聞く人には分かりにくいことがよくあります。特にカタカナ表現には気をつけたほうが良いです。

3)スライドを作る前にシナリオを作る

スライドから作り始めると、どうしても脈絡のないスライドが並んだり、論点が曖昧になったり、話が見えにくくなりがちです。まずは目的と対象者を意識して、発表シナリオを書き出すことから始めると良いでしょう。シナリオは一言一句書き出すのではなく、発表の流れのキーワードとあらすじを書き出せば良いのです。シナリオの段階で推敲して、分りやすくなったらスライドを作っていきます。

4)スライドはできるだけシンプルに無駄をそぎ落とす

スライドに文字をたくさん入れると、聞いている人たちは話を聞くよりもスライドを読むほうに意識を向けてしまいます。文字を少なくするといっても、訴えたい点、重要なポイントは外してはいけません。何がポイントで何がキーワードなのかをきちんと精査して予め用意したシナリオに合わせてスライドを作ります。アニメーションを多用する人がいますが、社内向けのプレゼンテーションではアニメーション極力避けた方が良いのです。アニメーションの設定は楽しいのでついつい無駄に時間を使ってしまいます。

5)本番前に上司や同僚とレビューをする

シナリオができ、スライドができたら本番前に上司や同僚などに見てもらうと良いです。冷静な視点で見てもらうと、思ってもいなかったアドバイスをもらえます。目的が達成できているのか、文言が対象者にマッチしているのか、シナリオがわかりやすいかをチェックしてもらいましょう。

369「説得のための3つのポイント」


1)相手の言い分を良く聞く

人を説得するときに最初から、自分の意見を一方的に発言するのはうまくいきません。

まずは相手の言い分を聞くことです。相手に発言させて、なんとか相手のこだわりを導き出します。反論せずに質問をして、発言の真意を探ります。


2)事前準備をしっかりおこなう

相手の言い分を聞いた上で、自分の主張を相手に合わせて話し、納得感をもって同意してもらうように仕向けます。

そのためには事前準備が欠かせません。

できるだけ論理的に説得するために、必要なデータ、数字を事前に用意しておくことです。

会話の進め方をシミュレーションしておき、問答集まで用意できれば良いです。


3)いくつかの落としどころを用意しておく

譲歩できる点とできない点をあらかじめ明確にしておき、いくつかの決着点を想定しておくことです。


余裕があれば話しはうまく進みます。余裕がないと言葉尻に反発して感情的な会話になってしまいます。先に切れた方が負けです。

さて、これを自分に言い聞かせて、説得の会議に出陣だ。

368「効果的な会議をするためにやるべき5つの事」


1)目的を明確にする事

会議の目的をはっきりさせる事は何よりも重要です。何のために、何を決めるのか、誰を参加させるのか、それがあいまいになっていると、時間の浪費になりがちです。そしてその目的を参加者全員が認識している事。では、あなたの今週の会議、ひとつひとつ目的は明確になっていますか?

2)アジェンダをつくり、事前共有しておく事

アジェンダとは、会議における検討課題、議題、議事日程です。目的を明確にしたら、会議のアジェンダも主催者は明確に決めて、事前に参加者と共有しなければなりません。参加者はアジェンダに従って準備をする事、必要に応じて資料を用意して事前に共有しておく事です。

3)PCの持ち込みは禁止にする事

最近の会議では資料の閲覧やメモのために個人のPCやタブレット、スマホを持ち込んで、議論中に覗いている人が多いです。そして会議には関係ないメールを読んだり、内職をする誘惑に負けてしまいます。会議に集中するためには、それらの持ち込みは禁止にすべきだと思います。

4)議事録は即日共有する事

忘れないうちに、熱いうちに議事録を共有して、相互チェックし、会議の目的を再認識しましょう。議事録は後になればなるだけ、思い出しながら書くので、時間がかかり、忘れてしまうので言った言わないの非生産的なメールが飛び交うようになります。

5)書記を決める事

PCの持ち込みを禁止し、議事録を即日共有するには、あらかじめ書記を決めておくことです。書記はなるべく会議にメインで参加する人ではない人にする事です。メインの人は議論に集中。書記は新人などをオブザーバー参加させて任命すると良いです。書記とは事前に会議の目的を共有し、アジェンダをつくらせて、会議案内をさせます。書記はPCの持ち込みを可とし、即日議事録を共有します。

これだけするだけで、会議の時間が短縮できますよ。でもこれすらできないのはなぜでしょう?

367「10年計画を立てる」


夢を叶えるために、10年計画を立てましょう。10年は長いと思うけど、夢の実現をタイムラインに置いてみると、そんなに長くは無い。置いてみると、逆にその実現のために、どういう順序で何をしていかなければならないかもわかります。

10年計画にオススメなのは、アトトック社製のiPhoneアプリ「10Years」です。これはシンプルで使いやすいです。

時折りこれを眺めて、意識付けしたり、スケジュールの見直しをしたりしています。


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366「夢を叶えるには、夢を書きとめて常に持ち歩く」


夢なんて叶わないという人もいますが、「夢しか叶わない」とかつて言われて勇気づけられた記憶があります。

夢を叶えるには、手帳なり、スマホなり、常に持ち歩く物に、夢を書きつけておく事です。そしておりをみて、その書きつけた夢を確認するのです。

私はかつては手帳に書きつけていました。夢といっても大それた物では無いのです。「会社のホームページをなんとかする」とか、「東北旅行する」とか。

今は、iPhoneを使っています。「リマインダー」アプリに「Bucket List」というカテゴリーを作って夢を書いてあります。「スイス旅行」とか、「まちおこし支援に加わりたい」とか、「本を出したい」とか。Bucket Listというのは、「最高の人生の見つけ方」という映画の原題です。死ぬまでにやりたい事リストです。

常に持ち歩いて、確認すれば、夢の実現のために、努力しようという気持ちになります。夢の実現のために、どうしたら良いのか考えます。いろいろなところで、夢を話すようになるので、まわりから、実現のためのキッカケがやってくるのです。そしてそのキッカケを、常に意識をしているので逃すことが無いのです。

夢は胸の中に秘めていては、実現は遠いです。

365「上司に機会をみつけてまめに報告をする」

重要な部下力は、びっくりさせない事です。びっくりさせると、「聞いてない」という反撃を受けます。びっくりさせないためには、こまめに報告をする事です。


報告はこまめに口頭やメールですれば良いのです。しかし、月に一回程度はおりを見て30分ほど時間をもらって会議室などをとって報告をします。


報告には、A4一枚にメモを作って渡します。文字がびっしり入っているような
メモではなく、要点だけを箇条書きにしたもので良いのです。上司が書き込みができるようなスペースも用意しておきます。


何かの判断のアドバイスを求めるならば、どうしたら良いですかと、聞くのではなく、自分なりの結論を2案用意して、選んでもらうようにする事です。


まめに報告をされれば、びっくりする事は無いので安心して仕事をまかせられます。


まめに報告をしない人は、びっくりさせられなくても、心配なので仕事を任せられません。上司に報告に来いといわれたら、反省しなければならないのです。

364「時間通りに仕事を進める5つのコツ」


体験から習得したコツです。


1)自ら締切りを作り宣言する

仕事のマイルストンを作り、締切りを決めて、周りの人に宣言をして、自分を追い込みます。上長への報告日を決めてアポイントをとってしまうのが良いです。


2)2ヶ月分のスケジュールを常に意識する

2ヶ月分のスケジュールを常にチェックして、会議などに取られる時間、準備の時間を意識しながら、今日、今週の仕事を組み立てていけば、後になって焦ることがなくなります。


3)自分の時間もスケジュールに載せる

会議やイベント、外出だけでなく、自分の作業時間、オフィスワークの時間もスケジュールに登録します。緊急、重要でない会議などに時間が取られないようにするのです。


4)2年分の手帳を携帯する

2年分の手帳を持ち歩いて、一年前のこの時期にどんな事があったかを、これから何があるのかを確認して仕事の進め方を考えると良いです。


5)初めて触れたり読んだりしたときに取りかかる

そして何度も書いているように、初めて触れたり読んだりしたときに取りかかることです。メールは読んだらすぐに対応する。案件は読んだらすぐにまず最初の対策に取りかかる。議事録は会議が終わったらすぐに書く。

363「部下の一人ひとりと面談形式で定例会をする」


部下の仕事の進捗状況を把握するには、全員を集めた定例会よりも、時間はかかりますが、部下一人ひとりと面談形式で一対一で定例会をすると良いです。

一対一ならばじっくり追求ができますし、皆の前では話せない話もできます。

私はやり方に工夫をしました。


1)対面ではなく90度の位置に座る

対面では、いかにも面談といった風になって圧迫感があるので、机の角に90度で座ります。


2)紙に書きながら話をする

二人の間に白い紙を置いて、メモをしながら話をします。話が終わったらそのメモは、そのまま部下に渡します。


3)カウンセリングする

報告を受けるのではなく、カウンセリングをするように話を聞くことです。これはなかなか自分は出来ていないのですが、話したい気持ちを堪えて、きちんと話を聞くことです。聞いた上でよいアドバイスをする事です。

362「自信を持って報告・提案する」

報告や提案をする時には、自分の意見に自信を持っていなければなりません。自信を持って、ぶれる事なく、自信に満ちた声で発表しなければなりません。

そのためには事前準備が大切です。発表するためのスライドや資料が的を得ているのか、報告する相手を考えてしっかりとつくります。

資料ができたら事前に上司や仲間を前に発表のリハーサルをしてダメだしをしてもらうのが良いです。自分の意見や思いがうまく伝わるかどうかがわかります。一回だけでなく、何回かやれば、スライドや資料が研ぎ澄まされていきます。その時間を考慮して早め早めに準備することが肝要です。

もう一つは、報告や提案する会議に参加するキーマンに事前根回しをすることです。出来るだけ力があって自分の意見の側に立つ人に、あらかじめ資料を見せ、自分の意見に賛同してもらうこととアドバイスをもらっておくことです。そうすれば、会議で反論するひとがいた場合に助け舟をだしてもらえて、自分の意見がぶれる事がなくなります。

まとめ
1)事前準備をしっかり
2)リハーサルをする
3)事前根回しをする

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