331「会議の最後に決定事項とアクションプランを確認する」

先週アメリカのスタッフが来日して、会議をしました。

英語で会議をすると回りくどい言い方ができないので曖昧にならなくて良いですね。

感心したのは会議の終わりにアメリカ人から決まったことの確認とアクションプラン（行動計画）の決定を促されたことです。

日本の会議では決定項目の確認や決定に基づいたアクションプランが各自に暗黙のうちに任されていて曖昧なまま会議が終わることがよくあります。

会議の最後に決定事項とアクションプランを確認することを習慣づけたいと思いました。

●参考文献
会議の技法／吉田新一郎

330「脳のゴールデンタイムの朝を活かす」

脳は睡眠中に外からの情報を遮断して無意識の領域で情報の整理を行っているのだそうです。

だから朝は物事を考えるのにもっとも適した時間帯。

ルーチンワークやメールチェックなどに費やしてしまったらもったいない。ロジカルな思考を必要とする仕事に使うべきです。

●参考記事
318「早寝早起き朝ご飯」
094「早朝出社でサクサク仕事」
175「朝一番にメールのチェックはしない」
257「脳のために十分睡眠をとる」

●参考文献
脳を活かす勉強法／茂木健一郎
ムダな仕事は もう、やめよう／吉越浩一郎
自分をグローバル化する仕事術／天野雅晴

329「予定の半分の時間で片付ける工夫をする」

エリヤフ・ゴールドラット氏の「クリティカルチェーン」では見積もり時間を一律に半分にしてスケジュールを組み直してもプロジェクトは進められるとかかれています。残した半分の時間のさらに半分を共通バッファとして時間管理すればスケジュール管理も見える化できるのだそうです。

星野リゾートの星野さんは「5分でプレゼン」するように言われて、ムダを削ぎ落とした結果、印象的なプレゼンができたといいます。

「時間を短くしよう考えることで、新たな思考や発想が出てくる」そうです。

工場の効率化はさまざまな活動で実現できていますが、ホワイトカラーの業務効率化は進んでいません。各人がパソコンを使うようになってますます各人の業務は見えなくなっているように思います。

各人が「予定の半分の時間で片付ける工夫をする」ように時間効率を意識して業務遂行することが、ホワイトカラーの業務効率化の第一歩ではないかと思います。

328「仕事の手順を確認する」

頼んだ仕事がきちんと進むかどうかを確認するには、やろうとしていることの手順を具体的に聞いてみることだそうです。

まず何からはじめるのか。
いつまでにやるつもりなのか。
次に何をするのか。

ひとつひとつ具体的に聞いていきます。説明の中で疑問点が出てきたら、曖昧にせず確認していきます。

具体的な手順が頭の中で描けていない人は、説明ができません。そして頼んだ仕事もこなせないのです。

仕事の手順をひとつひとつ確認しながら、間違った方向にいっていないか確認をして、正しい方向に修正するのです。

327「担当者が結論まで作ってからホウ・レン・ソウ」

「309 ほうれんそうをきちんとする人が信頼される」と書きましたが、以前は私は放任主義でした。ホウ・レン・ソウの時間は担当者にとってはムダだと思っていました。だから「165 MBECでマネジメントする」で書いたように、MBEC（Management By Electronic Community）を実践しようとしていました。Electronic Community、つまりメールやメーリングリストなどのやりとりで業務進捗を把握したり、メンバーの状況を読み取っていこうというものです。

しかしそれが回らなくなり、若いメンバーが増えて、きちんと指導しないとトラブルを起こしがちになったので、冒頭の「309 ほうれんそうをきちんとする人が信頼される」に変わったのです。

ところが、「ムダな仕事はもう、やめよう!／吉越浩一郎」ではホウ・レン・ソウは仕事のスピードを奪うと否定的です。

ホウ・レン・ソウも使い方です。「ムダな仕事は もう、やめよう」からポイントを書き出します。

そのホウ・レン・ソウはムダでないか？

できない部下にはホウ・レン・ソウさせてチェックする。

できる部下には始めと終わりを確認してプロセスは任せる。

飲み会でホウ・レン・ソウはしない。

ホウ・レン・ソウを権威づけに利用しない。

ホウ・レン・ソウに頼ると判断力、決断力が身につかないので注意する。

報告の前に結論まで自分で考える、考えさせる。

「どのような方法で何をどうするのか」

プロセスが心配ならば自分も現場に入る。

担当者が結論まで作ってからホウ・レン・ソウ。

●参考記事
309「ほうれんそうをきちんとする人が信頼される」
165「MBECでマネジメントする」

●参考文献
ムダな仕事は もう、やめよう／吉越浩一郎

326「会議の目的は、誰がいつまでに何をするのかを決めること」

229「会議は目的が達成できたかどうかがすべて」でも書いたように会議では目的を明確にしておかなければなりません。

吉越浩一郎さんは「ムダな仕事はもう、やめよう」で結論が先送りになる会議、即断即決できない会議はそもそも会議で何を決めたらいいのかがわかっていないからだと書いています。

考えてみると会議の開始時に会議の目的を確認してから開始することはほとんどありません。暗黙の了解になっている場合もあります。何の会議なのか理解できない会議もあります。だらだらと報告が続く退屈な会議もあります。パワーポイントのおかげでスライドばかり見せられてそれで終わる会議もあります。

顔を突き合わせるだけで何も決定しない会議は、仕事のブレーキになるだけだ。

まったく同感です。では会議の目的とは何か。「誰が、いつまでに、何をするのか」を決めることだということです。会議が空転していると感じたら、この原則に立ち戻って、会議の目的を改めて確認すると良いですね。

また293「会議案内の書き方」に書いたように、会議案内で目的を明示しておくことも良いでしょう。これが書けない会議はやる価値を考え直すべきです。

●参考記事
229「会議は目的が達成できたかどうかがすべて」
293「会議案内の書き方」

●参考文献
ムダな仕事は もう、やめよう／吉越浩一郎

325「仕事を頼むときは具体的に説明する」

仕事を頼むときは、きちんと理解して行動できるように、面倒でも具体的にわかりやすく説明することです。

さらにただ単に頼むだけでなく目的や理由をはっきりと伝えることです。

目的や理由を理解すれば、頼まれた側のモチベーションが上がるからです。

324「他部門の人にお世話になったらちょっとしたお礼をする」

先日役員がメンバーになっている会議のスケジュール設定に、経営企画部門の担当者にすっかりお世話になりました。

メールの世の中なので、メールのやりとりだけで対応してもらったのできちんと会ってお礼したいと思いました。

出張の折にお土産を買ってお礼に行きました。

お世話になったらちょっとしたお礼をすると次に頼むときも頼みやすいですね。

メールだけでやりとりをしている場合は、機会を作って会ってお顔を知っておくことも大切です。

323「型を作って渡し、あとは任せてチェックする」

土曜日深夜のNHK教育の番組「めざせ！会社の星」で、「激突！上司・部下『部下のホンネ編』」という興味深いテーマを取り上げていました。その中で部下が抱く上司への不満ワースト3」としてアンケート結果を発表していました。

部下が抱く上司への不満ワースト3

1）言うことがコロコロ変わる

2）教え方が雑

3）責任転嫁する

（1）と（3）はごもっとも。一貫性を保つことはリーダーにとって必要不可欠。でも昨今のように状況がめまぐるしく変わる時代では、しっかり意識していないとなかなか難しいです。

責任転嫁も問題外だと思うけれど、ちょっとした発言が思いもよらず責任転嫁と解釈されてしまうこともあります。注意しなければなりません。

さて（2）の「教え方が雑」。こういうことが不満になる時代なんだなあと。上司から手取り足取り教わった記憶はありません。上司は課題を出すだけで後は自分で考えろ、工夫しろでした。

でも今はそうはいかないようです。あうんの呼吸も通じなくなっていますし、常識と思っていることが違っています。じっくり考えさせる余裕もなくなっていますしね。

そこで「型を作って渡し、あとは任せてチェックする」です。

例えば報告書を書かせるならばフォーマットを渡し、埋めさせるのです。提携業務ならばやり方を指南して、それをマニュアル化させるのです。

説明する時は説明しながら紙に書いてその紙を渡して整理させます。

●参考記事
202「新人には定型行動のマニュアルを作らせる」
261「作業系の仕事はチェックシートをつくり考えずに処理できるようにする」
312「話しながら図を描いて認識の食い違いを無くす」

322「道具を新しくしてやる気を出す」

やる気が出ないときは道具を新しくしてみるといいかもしれません。

掃除機が調子悪かったので買い換えました。Dyson（ダイソン）です。

ダイソンはコンセプトが好きです。デザインも機能も気に入っています。音が大きいのが玉にきずですが。

新しい掃除機なのでうれしくなって、大掃除しました。

手帳を新調した時も、スケジュールをたてたりメモするのが楽しくなりました。

道具を新しくしてやる気を出すという技が使えそうです。